Акт недостачи

Содержание

Образец заполнения акта о недостаче или излишках при инвентаризации, пример объяснительной сотрудника

Акт недостачи

Статья 193 ТК РФ гласит, что при нарушении трудовых и должностных обязанностей сотрудник любой организации должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания. При разбирательствах письменное фиксирование возникшей недостачи или излишек, а также объяснительная записка помогают донести до руководства позицию работника компании и отстоять его право работать далее в организации.

статьи:

  1. Образцы объяснительных сотрудника
  2. Акты

Образцы объяснительных сотрудника по недостаче или излишкам в результате инвентаризации

По закону работодатель обязан в письменном или устном виде потребовать от своего подчиненного объяснительную. Заметьте, работник не имеет право на отказ, он обязан официально объяснить случившуюся ситуацию в течение 2-х рабочих дней.

Объяснительная записка пишется на имя своего непосредственного начальника, либо генерального директора компании. В какой форме подавать документ, зависит от ваших возможностей. Вы можете набрать текст на компьютере или написать его от руки. Стоит знать, что ваша подпись и расшифровка инициалов пишется всегда от руки.

Важно, чтобы документ был оформлен на официальном бланке организации.

Как правило, объяснительная записка подается вместе с основным документом. В случае недостачи или излишках при инвентаризации, она подается с актом проведенных работ.

Содержательная часть подразделяется на:

  1. Фактическую. В ней вы должны описать те моменты, которые послужили поводом написания записки. Пример: «22 января в магазине «Огонек» проводилась инвентаризационная проверка. В ходе внимательного изучения, пересчета товара, была выявлена недостача».
  2. Причинную. В этой части вы должны изложить несколько причин, почему возникла данная недостача или наоборот появились излишки.

Заметьте, что никакой смысловой части с выводами, длинными предложениями быть не должно. Объяснительная передает руководству только данные, факты, а вместе с ними вашу позицию.

Обязательными реквизитами документа является:

  1. Наименование компании.
  2. ФИО директора, должность.
  3. Должность сотрудника, который пишет объяснительную и его инициалы.
  4. Наименование документа – «Объяснительная записка». Заметьте, после слова «записка» точку не нужно ставить.
  5. Дата составления и подпись.

Пример объяснительной записки:

После того, как объяснительная подписана, вы должны отнести ее своему непосредственному начальнику. Он обязан поставить на ней дату приема и регистрационный номер.

Чтобы начальство вас не подставило и не привлекло к ответственности из-за того, что вы не сдали вовремя документ, предоставьте 2 экземпляра.

Один документ с проставленной датой и номером оставьте себе, для подтверждения, а другой отдайте начальнику.

Вот еще один пример правильно оформленной записки:

Акты по недостаче или излишкам при инвентаризации – образцы написания

Существует несколько актов, которые может заполнить работодатель, проводя инвентаризацию.

Во-первых, это акт по форме № ТОРГ-2. Его следует заполнять в том случае, когда при приемке товара или пересчете возникла недостача, либо товар был некачественным. Составив акт, работодатель может уверено заявлять о своих правах продавцу и требовать прислать еще товар, либо возместить ущерб.

Во-вторых, это акт по форме № ТОРГ-3. Такой документ следует оформлять, если существуют расхождения при приемке импортных товаров. Особое внимание уделяют и количеству поступившего товара, и его качеству. Акт должны подписывать не только представители руководства, но и члены независимой комиссии.

Документ состоит из 3 обязательных страниц:

  1. В 1-ой вписываются данные о сторонах сделки.
  2. Во 2-ой указываются сведения об отгрузочных документах и фактических поставках.
  3. В 3-ей сообщаются условия проведения инвентаризационной экспертизы.

Еще одним немаловажным документом является акт о списании товара. Он оформляется тогда, когда товар не подлежит продаже. Оформляется он по форме №ТОРГ-16.

Заполнять данную форму должен руководитель, либо его заместитель, который обязан еще и собрать комиссию, которая бы зафиксировала факт порчи товара.

В документе должны быть указаны следующие сведения:

  1. Дата поступления товара на склад.
  2. Дата списания товара.
  3. Номер накладной.
  4. Причина списания, либо некий код.
  5. Наименования товара, сумма.
  6. Инициалы членов комиссии, подписи.
  7. Решение начальника компании о том, каким способом организация будет покрывать ущерб от списания.

Примеры других актов:

Остались вопросы? Просто позвоните нам:

Источник: https://pravo812.ru/dokumenty-blanki-zayavleniya/545-obrazets-zapolneniya-akta-o-nedostache-ili-izlishkakh-pri-inventarizatsii-primer-obyasnitelnoj-sotrudnika.html

Акт о недостаче товара при приемке: образец 2021 года, бланк

Акт недостачи

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

  • Скачать интересующий вас образец в формате Excel или Word
  • Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Разберем, когда надо заполнять форму ТОРГ-2. Вначале укажите:

  • Сведения о компании, которая принимает товар: название, адрес, реквизиты, вид деятельности.
  • Номер акта и дату составления.
  • Место приемки: адрес получения товара, дату привоза. Здесь же надо указать способ вызова представителя поставщика.

Далее унифицированная форма ТОРГ-2 должна содержать:

  • Информацию о документах, на основании которых привезли товар: сведения о договоре, номер счета-фактуры и т.д.
  • Способ доставки.
  • Дату отправления.

Смотрите наш актуальный в 2021 году образец заполнения ТОРГ-2 — не ошибетесь при заполнении. Далее разберем, как заполнять вторую часть документа — таблицу. В ней укажите:

  • Информацию о грузе: оттиск, количество мест.
  • Вид упаковки: ящик, контейнер и т.д.
  • Название товара.
  • Данные о весе ТМЦ: единица измерения, брутто / нетто.

Далее в унифицированной форме ТОРГ-2 идет еще одна таблица, в которой отмечают информацию о расхождении. Здесь надо перечислить реальные характеристики товара и те, которые указаны в сопроводительных документах.

Затем идет таблица, в которой нужно подробно описать товар:

  • название,
  • номер места в транспортном средстве,
  • единицу измерения,
  • сорт, количество, артикул,
  • цену за единицу и общую сумму.

На третьей странице документа указывают:

  • сведения об условиях хранения и перевозке, например, температуру, влажность и т.д.,
  • данные о состоянии упаковки,
  • дату, в которую открыли упаковку,
  • информацию о проверке: выборочная или полная.

Смотрите наш образец заполнения акта ТОРГ-2: в накладную вписаны все необходимые данные.

Образец заполнения ТОРГ-2 при браке

Если вы нашли брак, информацию о нем надо вписать в специальную таблицу. В ней же указывают сведения о битом товаре. Нужно отметить артикул, количество, цену ТМЦ. Внимательно посмотрите образец заполнения ТОРГ-2 при браке — в этой таблице нельзя допускать ошибки.

На четвертой странице формы ТОРГ-2 надо отметить:

  • какие именно расхождения нашли: недовес, дефекты, плохое качество и т.д.,
  • каким образом проверяли товар: пересчет, взвешивание и т.д.,
  • другую информацию, которая будет важна для описания дефектов.

Подписать документ должны все члены комиссии, которые проводили проверку, а также представитель поставщика.

В конце документа главбух должен поставить подпись, а руководитель — написать решение по товару. Например, он может распорядиться его вернуть или предъявить поставщику претензию. Сверьтесь с нашим актуальным в 2021 образцом заполнения ТОРГ-2 — мы выделили цветом все, что надо заполнить.

Заполнять форму довольно сложно, поэтому ниже мы разобрали часто задаваемые вопросы о составлении формы ТОРГ-2.

Сколько экземпляров ТОРГ-2 надо заполнять?

Нужно оформить четыре экземпляра:

  • один передается в бухгалтерию,
  • второй надо отдать специалистам, которые будут составлять претензию,
  • третий — представителю поставщика,
  • четвертый остается к транспортной компании.

Скачать бланк формы ТОРГ-2 (xls) можно здесь.

В образце акта по форме ТОРГ-2 перечислены только те ТМЦ, по которым есть расхождения. А как быть с остальными? Нужно ли их указывать в документе?

Нет. Товары, по которым претензий нет, вписывать в документ не надо. Сделайте в конце пометку «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет». Смотрите наш акт ТОРГ-2 — образец заполнения содержит всю необходимую информацию.

Нам привезли партию холодильников, но в ней не хватает двух штук. Нам нужно это оформить документально. Можем ли мы взять ТОРГ-2 за образец акта о недостаче товара при приемке?

Да, накладная ТОРГ-2 для этого подойдет. Впишите информацию о расхождении по количеству на третьей странице документа.

Мы купили импортные товары, при получении нашли несоответствие заказу. Каким документом это оформить?

Приемка товара является довольно важной процедурой. Она требует пристального внимания от сотрудников, принимающих продукцию, так как от них помимо самой приемки также требуется проконтролировать качество товара и соответствие количества.

При несоответствии фактических данных с теми, что указаны в документах, составляется акт о недостаче товара при приемке.

Для чего нужен акт о недостаче товара

Данный документ необходим для фиксации несоответствия товаров при их доставке с полным их описанием и количеством. Сравнение фактических данных производят с данными, записанными в накладных. Данный документ требуется для следующих целей:

  1. Для статистики, так как позволяет определить уровень организации, а также работу администрации компании и иных работников. Если в организации установлены строгие и четкие правила работы, то все процессы будут контролироваться должным образом, а значит и потери будут сведены к минимуму.
  2. Для отражения сумм убытков, понесенных компанией и подлежащую компенсации для поддержания баланса. Данный документ также применяется при подготовке отчетности.

Важно! Если при приемке товара от поставщика была обнаружена недостача, то составляется акт о недостаче. Данный документ передается поставщику для объяснения причины произошедшего, а также компенсации (денежными средствами, продукцией). Правильное составление данного акта позволит защитить интересы пострадавшей стороны в случае судебных разбирательств.

Проверку товара при приемке следует проводить в присутствии сотрудников транспортной компании или в присутствии представителей поставщика. Возникнуть недостача может по разным причинам, например:

  • по вине поставщика (отгрузил меньшее количество);
  • порча товара при транспортировке, нарушение правил упаковки;
  • в случае поставки некомплектного товара.

Составление акта недостачи позволяет взыскать с виновного денежную компенсацию и решить иные спорные вопросы с продавцом.

Как составить акт о недостаче товара при приемке

Акт о недостаче товара можно составить по унифицированной форме (ТОРГ-2 и ТОРГ-3), либо по форме, самостоятельно разработанной компанией. При разработке своей формы можно использовать за образец указанные унифицированные бланки. Самостоятельно разработанный бланк должен быть утвержден в учетной политике компании.

Заполняя акт о недостаче необходимо помнить о том, какие обязательные графы он должен в себя включать:

  • дата составления акта, место составления;
  • члены комиссии, выявившие недостачу;
  • товар, который подлежал проверке;
  • сведения о перевозчике;
  • информация о ТС, наличии/отсутствии пломб на контейнерах для перевозки;
  • условия хранения;
  • недостача (описывается наименование и количество недостающего товара);
  • стоимость (в том числе НДС).

После в акте можно указать таблицу, в которой будут указываться расхождения в количестве товара. Указывается количество мест, масса, фактически поступившая продукция и расхождения. После заполняется таблица, в которой фиксируется количество товара по документам поставщика и по факту. При этом указывается следующая информация:

  • наименование товара;
  • наименование, код по ОКЕИ ед.изм.;
  • количество товара по документам поставщика (артикул, сорт, количество, цена и общая стоимость);
  • количество товара по факту (артикул, сорт, количество, цена и общая стоимость);
  • брак и бой (при наличии);
  • отклонение (недостача, излишки).

Под таблицей может быть указано, как именно проводились измерения количества товара, а также подробно описаны все обнаруженные дефекты.

Важно! Акт заверяется лицами, осуществляющими приемку товара и обнаружившими недостачу. Для организации это должно быть не менее трех человек, а для ИП – один.

Составляется акт в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, где проводится сверка данных и заверение документа, а второй направляется поставщику по почте или через интернет. Но экземпляров документа может быть и больше – по числу задействованных сторон. Например, для поставщика, для покупателя и для транспортной компании.

Претензия к акту о недостаче товара

К акту о недостаче следует приложить претензию, в которой будут указаны возможные способы решения проблемы. Выражаться они могут в следующем:

  • требование о доставки оплаченного и указанного в накладной товара;
  • согласие на то количество продукции, которое было получено при условии возврата разницы денежными средствами;
  • требование о возврате всей денежной суммы в случае отказа от всей партии товара.

Кто составляет акт о недостаче товара при приемке

Как правило за приемку товарных ценностей отвечают кладовщики, если в компании есть данная единица. В том случае, если фирма не крупная, и поставка нерегулярная, то эта обязанность может возлагаться на иного сотрудника.

При этом с сотрудником, принимающим данные ценности и отвечающим за их хранение, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. В его должностной инструкции должны быть прописаны данные обязанности.

Заполняя документ, ответственный сотрудник должен придерживаться следующих правил:

  1. Подготовить распечатку нужной формы документа.
  2. Определить точное количество недостачи (причем указываются не только не поставленные позиции, то и не полностью укомплектованные).
  3. Заполняют акт в присутствии второй стороны.
  4. Вместе с актом составляют претензию, в которой предлагаются возможные способы решения проблемы.
  5. Если поставщиков несколько, то акт составляется на каждого из них отдельно.

Сроки составления акта о недостаче и претензии поставщику

Важно! Поставщику акт следует направить в достаточно короткие сроки. В противном случае поставщик имеет право отказаться от выполнения требований по претензии.

Подготовить акт о недостаче товара необходимо в тот же день, когда эта недостача была обнаружена. Если в тот же день сделать это невозможно, то акт должен быть составлен не позднее следующего дня.

Это можно сделать и без участия представителей транспортной компании (если они отказались от участия). Кроме того, представители транспортной компании могут отказаться ставить свою подпись на документе.

https://www.youtube.com/watch?v=Heihwb0RQkU\u0026t=200s

В этом случае потребуется изложить основания для отказа. После того, как акт будет составлен, в товарной накладной проставляется отметка о подобных действиях.

Источник: https://cctu.ru/index.php/akt-o-nedostache-tovara-pri-priemke-obrazecz-2020-goda-blank

Акт о недостаче товара при приемке в 2021 году

Акт недостачи

> Акты > Акт о недостаче товара при приемке в 2021 году

Приемка товара является довольно важной процедурой. Она требует пристального внимания от сотрудников, принимающих продукцию, так как от них помимо самой приемки также требуется проконтролировать качество товара и соответствие количества. При несоответствии фактических данных с теми, что указаны в документах, составляется акт о недостаче товара при приемке.

Правила заполнения акта о недостаче, выявленной при инвентаризации товаров, денежных средств в кассе – образцы

Акт недостачи

На любом предприятии независимо от того, каким видом хозяйственной деятельности оно занимается, должен вестись строгий контроль соответствия количества материальных и денежных ценностей с имеющейся документацией.

Для обнаружения недостачи и проведения контроля регулярно организуется инвентаризация товаров или денежных средств.

Назначение документа

В процессе инвентаризации может быть выявлена недостача. Это касается не только продуктовых магазинов, но и любого предприятия, складских помещений. Контролю и описи подлежат мебель, техника, трудовые книжки, документация.

Оформлять результат проведения инвентаризации в виде составления акта нужно только после того, как будет проведена полная ревизия.

Функции акта о недостаче следующие:

  • Позволяет определить точную сумму убытка.
  • Отображает сумму, которую руководитель может взыскать с материально-ответственного лица.
  • Используется для составления отчетности.
  • Позволяет определить уровень работы предприятия.

Если размер недостачи будет выше, чем допустимая норма, то в организации назначается служебная проверка для выявления виновного лица.

Что делать, если выявлена недостача при увольнении?

Как составить?

Для проведения инвентаризации товаров и денежных средств назначается комиссия, которая состоит из руководителя организации, бухгалтера и юриста.

Бланк должен быть заполнен в двух экземплярах.

Важно, чтобы все экземпляры содержали подписи материально-ответственного лица, бухгалтера и руководителя. Их отсутствие приведет к тому, что документ будет признан недействительным

При обнаружении нехватки товаров при инвентаризации

Чтобы подготовить акт о недостаче товаров, необходимо приложить документы, подтверждающие затраты. Это могут быть чеки на приобретение товара, договора поставки.

Законодательно разрешено использовать типовой бланк ИНВ-3, а можно заполнять форму, разработанную организацией. Но при этом в ней должны отражаться обязательные пункты.

Акт при выявлении недостачи товара заполняется следующим образом:

  • В шапке документа указывается полное и сокращенное наименование организации. Прописывается контактный телефон и наименование подразделения.
  • Далее заполняется табличка, расположенная справа. В ней указывается код по ОКПО и ОКВЭД. Далее проставляется дата составления документа.
  • В основном поле указывается место, где проводилась инвентаризация. Например, это может быть складское помещение магазина. Акт можно составлять только после того, как комиссией будет проведена полная проверка.
  • Если про инвентаризации обнаруживается брак или недостача груза, необходимо вызывать отправителя. Письмо отправляется по почте или факсу. Сведения об уведомлении отправителя должны быть указаны в акте.
  • В тексте указываются реквизиты груза, а также номер договора страхования. Также должны быть вписаны все номера сопроводительных бумаг.
  • Необходимо указать дату прибытия товара, разгрузки. Эту информацию можно получить из накладной.
  • Далее заполняются сведения о поставке товара. В таблице должна быть прописана информация об упаковке, весе груза.
  • В следующей табличке прописываются фактические данные и прописываются все несоответствия.

Далее описываются дефекты и причины, по которым они могли получиться.

Скачать образец заполнения

Скачать образец типовой формы инвентаризационной описи товаров ИНВ-3 — excel

Скачать пример заполнения в свободной форме акта о недостаче товара, обнаруженной при ревизии – word.

При выявлении недостачи денежных средств в кассе

По факту проверки денежных средств в кассе всегда составляется акт по форме ИНВ-15.

Особенности заполнения бланка при выявлении недостачи в кассе следующие:

  • При оформлении формы ИНВ-15 обязательно должны быть указаны реквизиты предприятия, код КВЭД, дата и номер приказа, на основании которого проводится инвентаризация. Проставляется номер и дата акта, а также дата, когда проводилась проверка. При этом важно учитывать, что документ должен быть обязательно составлен в день ревизии денежных средств в кассе.
  • В основной части документа должна быть прописаны фактическая сумма денежных средств и учетная. Все показатели должны быть прописаны с учетом видов наличных средств и документации. Все сумму прописываются как цифрами, так и прописью.
  • По результатам проверки в акте должна отражаться информация о найденных излишках или недостаче. Если учетная сумма соответствует фактической, то в графах «Излишки» и «Недостача» проставляется прочерк.
  • На обратной стороне бланка ИНВ-15 должна отображаться информация о даче объяснений материально-ответственного лица. А также здесь же указывается решение руководителя организации. Это может быть вынесение выговора, увольнение.

Пример оформления

Скачать образец акта при выявлении в ходе инвентаризации недостачи денежных средств в кассе – word.

О порядке проведения инвентаризации, учете излишков, недостач и на каких счетах отображается, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Акт будет признан действительным только в том случае, если будет подписан всеми участниками инвентаризации.

Это должны быть все члены комиссии, утверждающие форму, материально-ответственное лицо, руководитель организации.

Составление данного бланка при инвентаризации товаров и денежных средств необходимо, чтобы в дальнейшем взыскать с материально-ответственного лица ущерб.

Вам также может понравиться

Источник: https://azbukaprav.com/mat-otv/nedostacha/akt-o-nedostache.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.