Аренда авто работника

Содержание

Как арендовать автомобиль у работника (договор)

Аренда авто работника

Использование личного транспорта сотрудников в интересах компании — ситуация распространенная.

Она возникает, когда работодатель заинтересован в мобильности сотрудников, но не имеет возможности или желания предоставить им служебный транспорт для выполнения трудовых функций.

Мы расскажем, как оформить с сотрудником договор аренды его автомобиля, какие при этом могут возникнуть риски и как их избежать.

Как оформить использование личного транспорта сотрудника

Использование личного автомобиля в служебных целях можно оформить несколькими способами.

Один из них — прописать в трудовом договоре или соглашении к нему сумму компенсации за пользование имуществом сотрудника (ст. 188 ТК РФ).

Но есть нюанс — в налоговых целях расходы на выплату такой компенсации можно учесть только в пределах норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если ограничиться этой лимитированной суммой, работник не сумеет покрыть расходы даже на ГСМ, не говоря о других тратах (техобслуживание, ремонт, страховка и т. д.).

Вариант получения от сотрудника автомобиля в безвозмездное пользование мы не рассматриваем, так как у компании могут возникнуть проблемы с налогом на прибыль (п. 8 ст. 250 НК РФ), а сотруднику такое положение дел, скорее всего, будет невыгодно.

Наиболее подходящим с точки зрения налоговых последствий вариантом является оформление с сотрудником договора аренды автомобиля. На этом способе остановимся подробнее.

Законодательные требования

Закон не запрещает работодателю арендовать у своего сотрудника его личный автомобиль для использования в служебных целях. Главное требование — договор аренды должен быть заключен в письменной форме независимо от срока (ст. 633, 642 ГК РФ).

Текст договора напрямую зависит от вида аренды автомобиля — с услугами по его управлению и эксплуатации (то есть с экипажем) или без него. Для каждого случая гражданское законодательство предусматривает свои требования и нюансы, которые должны найти отражение в договоре:

ГК РФ допускает, что отдельные обязанности и ответственность арендатора и арендодателя устанавливаются и регулируются договором аренды (ст. 636-638 и др.).

Государственной регистрации такие договоры не подлежат.

Структура договора аренды авто

При оформлении договора аренды личного автомобиля сотрудника важно не упустить все существенные условия.

Раздел договораЧто включить в текст
Предмет договора
  • Опишите предмет договора с указанием характеристики передаваемого в аренду автомобиля и реквизитов документов на него;
  • укажите сумму оценки автомобиля, учитываемую при возмещении ущерба;
  • пропишите реквизиты документа, подтверждающего право собственности арендодателя на передаваемый в аренду автомобиль;
  • перечислите принадлежности, передаваемые вместе с автомобилем (сигнализация, комплект автошин и т. д.);
  • уточните, что автомобиль передается арендатору для использования в коммерческой деятельности;
  • включите в раздел иные необходимые условия
Права и обязанности сторонПеречислите:

  • права и обязанности арендатора (вовремя уплачивать арендную плату, не передавать автомобиль в субаренду и т. д.);
  • права и обязанности арендодателя (поддерживать надлежащее состояние автомобиля, осуществлять его текущий и капитальный ремонт и т. д.)
Арендная платаДетализируйте:

  • размер арендной платы;
  • периодичность внесения арендных платежей;
  • способ передачи арендной платы арендодателю;
  • порядок пересмотра арендной платы
Ответственность сторон
  • Пропишите порядок возмещения убытков при гибели или порче автомобиля;
  • обозначьте ответственность арендодателя за вред, причиненный автомобилем третьим лицам и его право на предъявление арендатору регрессного требования;
  • установите санкции за нарушение срока уплаты арендных платежей и несвоевременную передачу автомобиля
Сроки по договору
  • Отразите срок аренды и дату вступления в силу договора аренды;
  • зафиксируйте возможность пролонгации договора путем заключения отдельного соглашения;
  • укажите условия и порядок одностороннего досрочного расторжения арендодателем договора аренды и его право требовать возмещения убытков (при неуплате арендатором арендной платы, использовании автомобиля не по назначению и т. д.);
  • включите в текст раздела порядок досрочного расторжения договора по инициативе арендатора и по соглашению сторон
Разрешение споровЗафиксируйте досудебный (на стадии переговоров) и судебный порядок разрешения споров
Обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор)
  • Предусмотрите освобождение сторон договора при возникновении форс-мажора;
  • опишите порядок извещения сторон договора об обстоятельствах непреодолимой силы;
  • включите в текст раздела условие о сдвиге сроков выполнения обязательств по договору
Заключительные положения
  • Укажите количество экземпляров договора;
  • приведите перечень неотъемлемых приложений к договору (акт приема-передачи автомобиля, копии документов, подтверждающих страхование и др.);
  • отразите иные необходимые условия
Адреса, реквизиты и подписи сторонПропишите подробные данные арендатора и арендодателя

В системе КонсультантПлюс вы найдете образец договора аренды личного автомобиля в служебных целях между работником и работодателем.

Что указать в договоре про транспортный налог

Транспортный налог уплачивает непосредственно собственник автомобиля (ст. 357 НК РФ). Передача транспортного средства в аренду этого правила не изменяет.

Ссылку на указанную законодательную норму и обязанность сотрудника по уплате транспортного налога можно включить в текст договора, чтобы изначально уточнить все налоговые обязательства и исключить недопонимание.

Налоговые риски неверно оформленного договора аренды автомобиля у работника

Источник: https://hr-metod.com/polezno/novosti-mira-kadrov/kak-arendovat-avtomobil-u-rabotnika-dogovor.html

Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)

Аренда авто работника

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль без каких-либо ограничений.

Минусы:

  • Необходимость уплаты налога на прибыль по договору;
  • Риски доначисления налога на прибыль;
  • Необходимость заключения дополнительного договора;
  • Работник не получает дополнительного вознаграждения;
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление транспортным средством (ТС).

Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной.

Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации и находит отражение в ее бухгалтерском учете (как и арендованное имущество, оно учитывается за балансом, т.к. право собственности сохраняется за сотрудником — ст. 689 ГК РФ).

Факт владения имуществом дает следующие преимущества: фирма может учитывать расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ), а также расходы по текущему и капитальному ремонту (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Кроме того, в расходы на законных основаниях можно включить оплату технического обслуживания, страхования, мойки, парковки и т п. То есть фактически расходы учитываются так же, как и по собственным автомобилям (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В точности таким же, как и по собственному транспорту будет и документальное оформление данных расходов. Для их учета помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, оплату услуг по страхованию и т п.

Заполнить путевой лист с обязательными реквизитами в веб‑сервисе

Но не все так безоблачно. Безвозмездное получение права пользования имуществом рассматривается контролирующими и судебными органами как безвозмездное получение имущественного права (см. письмо Минфина России от 19.04.10 № 03-03-06/4/43, п.

 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.05 № 98). Значит, у организации возникает необходимость включить стоимость этого использования во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Но это всего лишь особенность договора.

А главный риск заключается в том, что точно определить размер этого дохода и, следовательно, точно рассчитать налог на прибыль невозможно. Ведь для этого НК РФ предлагает использовать механизмы определения рыночных цен, которые четкостью и однозначностью не отличаются.

Так что, какую сумму налога не заплати, всегда останется почва для споров.

Теперь давайте посмотрим, что при ссуде происходит с налогами и взносами, касающимися собственника транспортного средства.

Очевидно, что налога на доходы физических лиц в данном случае не возникает, поскольку никаких выплат в пользу сотрудника не производится (договор ссуды — безвозмездный).

По той же причине (выплат по договору не производится) данный договор не порождает обязательств, связанных с уплатой страховых взносов. Но даже если бы они и производились, взносов все равно бы не было.

Ведь согласно пункту 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ* выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможности использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время. Но для этого нужно будет оформить кадровую документацию. В частности, приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником.

Кроме того, желательно указать в приказе (или в ином внутреннем документе организации), что машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные дни.

Правда, если планируется делать это постоянно, лучше зафиксировать данное положение непосредственно в договоре, а каждую передачу машины из рук в руки фиксировать актом с указанием показаний одометра, количества топлива в баке и результатов внешнего осмотра автомобиля.

Это поможет избежать проблем с учетом топлива, израсходованного сотрудником во внерабочее время, снимет вопросы по «внеплановому» пробегу и поспособствует урегулированию спорных вопросов, если во время такой «увольнительной» с автомобилем что-то случится.

Вариант 2. Аренда

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль без ограничений;
  • Работник получает дополнительное вознаграждение.

Минусы:

  • Необходимость заключения дополнительного договора;
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС;
  • Риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник;
  • Вознаграждение сотруднику облагается НДФЛ.

Если вы планируете выплачивать работнику вознаграждение за использование личного автомобиля, то договор ссуды не подходит. Ведь по нему никаких выплат быть не может. Максимум, что допускает договор, так это выдачу денег на топливо под отчет.

В такой ситуации можно воспользоваться вторым вариантом и оформить договор аренды автомобиля (ст. 633, 643 ГК РФ). По нему арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку.

Но для этого в договор аренды нужно включить положения о том, что расходы по ремонту (с указанием его типа — текущий, капитальный), техническому обслуживанию и страхованию несет арендатор (ст. 644, 646 ГК РФ, подп. 10 п.

 1 ст. 264 НК РФ).

Вести учет и сдавать отчетность по налогу на прибыль и НДС через интернет

Обратите внимание, что в нашем случае (сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях) следует заключать договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ).

Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо — иначе сотрудник должен будет заключить трудовой договор сам с собой. В то же время, законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда, в этом случае существует риск начисления страховых взносов, т.к.

при проверке данный договор могут переквалифицировать в договор аренды транспортного средства с экипажем).

Сама же арендная плата взносами не облагается. Основание — уже упоминавшийся пункт 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, где сказано, что выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

При этом арендная плата является доходом сотрудника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ), при выплате которого организация должна удержать НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

Вариант 3. Компенсация

Плюсы:

  • Не нужно заключать дополнительный договор;
  • Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС;
  • Работник получает дополнительное вознаграждение;
  • Выплаты не облагаются НДФЛ и взносами.

Минусы:

  • Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах;
  • Возможны споры по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр;
  • Возможны риски признания выплат объектом обложения НДФЛ и взносами.

В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т.к. в данном случае не нужно заключать какой-либо договор.

Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации.

Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса говорит, что если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).

Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, что максимальный размер компенсации (именно компенсации, а не оплаты ГСМ и прочих расходов!), который можно учесть при налогообложении прибыли, ограничен (подп. 11 п. 1 ст.

264 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см. компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1200 руб. в месяц.

А для более мощных авто — 1500 руб. в месяц.

А вот НДФЛ и взносами компенсация не облагается независимо от того, в каком размере она выплачивается. Ведь ни статья 217 НК РФ, ни статья 9 Закона № 212-ФЗ не содержат каких-либо ограничений по размеру компенсаций (см. письмо Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-327 и определение ВАС РФ от 05.08.11 № ВАС-8118/11).

Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр, т. к. они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п. 49 ст.

264 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140).

Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя.

Однако такой вариант оформления, как выплата компенсации, не лишен рисков. Риск возникает в ситуации, когда работник использует в служебных целях автомобиль, собственником которого, согласно данным ГИБДД, является другое лицо.

То есть, проще говоря, с ситуацией, когда работник управляет автомобилем «по доверенности». Последние разъяснения Минфина исходят из того, что в подобном случае суммы, выплачиваемые сотруднику, нельзя считать компенсацией, выплачиваемой на основании статьи 188 ТК РФ.

А значит, такая выплата должна облагаться НДФЛ и взносами (см. письмо Минфина России от 21.09.11 № 03-04-06/6-228).

Такой подход, кстати, налагает дополнительные обязанности на организацию и в той ситуации, когда сотрудники используют для работы свои собственные автомобили. Ведь Минфин требует, чтобы в организации были документы, подтверждающие, что работник, получающий компенсацию, является собственником автомобиля. А значит, у работников нужно требовать ПТС и снимать с него копию.

Надо отметить, что, на наш взгляд, подобный подход Минфина не соответствует логике законодателя. В статье 188 ТК РФ  намеренно использован термин «личное», а не «собственное».

Мы считаем, что это сделано именно для того, чтобы без лишних формальностей отделить имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. И при этом совершенно неважно, на каком именно праве принадлежит имущество сотруднику. Главное, что оно не принадлежит организации.

Минфин же, на наш взгляд, искажает логику законодателя, подменяя понятия. Понятно, что отстаивать свою правоту при наличии подобного письма Минфина, организации придется в суде.

Поэтому, если сотрудник пользуется автомобилем «по доверенности», а организация не хочет втягиваться в разбирательства, то ей стоит избрать другой способ оформления использования автомобиля сотрудника в служебных целях.

* Федеральный закон от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/beginner/2012/6/6156

Аренда автомобиля у сотрудника организации: бухгалтерский и налоговый учёт, без экипажа, договор, компенсация за аренду, образец

Аренда авто работника

В современном мире трудно представить себе компанию, деятельность которой может обходиться без автомобиля. Однако далеко не каждое предприятие может себе позволить содержать собственный автопарк.

В этом случае хорошим выходом из ситуации является аренда авто у сотрудника.

Это вполне реальный и выгодный вариант для обеих сторон, но следует учесть все нюансы правильного составления и оформления договора аренды в соответствии действующему Налоговому кодексу Российской Федерации.

Какие документы нужны для оформленияБез и с экипажемДоговор на аренду автомобиляКак правильно рассчитать налоги при аренде авто у сотрудникаНДФЛСтраховые взносыНалог на прибыльНДСТранспортный налог Налог на имущество«Упрощёнка»ЕНВДОбщая система + ЕНВДПроцесс оформления аренды авто у сотрудника организацииvar index=document.getElementsByClassName ('index-post');if (index.length>0) {var contents=index [0].getElementsByClassName ('contents');if (contents.length>0) {contents=contents [0]; if (localStorage.getItem ('hide-contents') === '1') {contents.className+=' hide-text'}}}

Какие документы нужны для оформления

В первую очередь сотруднику, собственнику автотранспорта, следует предоставить организации-арендатору пакет необходимых документов для оформления соглашения.

Знаете ли вы? Самые высокие автомобильные налоги в Дании. Там они могут достигать 180% от цены автомобиля.

В частности понадобятся:

правоустанавливающие документы на транспортное средство; документы владельца автомобиля; корректно составленный Акт приёма-передачи ТС; путевой лист.

Без и с экипажем

Законодательством предусмотрено оформление договора аренды как с экипажем, то есть кроме своей машины владелец предоставляет услуги водителя на временно ставшим служебным авто, так и без экипажа.

В случае, если транспортное средство арендуется с экипажем, это предусматривает удержание всех налогов и страховых платежей с заработной платы водителя и начисление налога на прибыль на сумму ежемесячной компенсации за аренду машины.

В случае же, если автомобиль берётся в аренду без экипажа, арендная плата также рассматривается как прибыль, получаемая владельцам авто и облагается НДФЛ.

Договор на аренду автомобиля

Как таковой, строгой формы договора на аренду транспортного средства, законодательством не предусмотрено. Образец такого документа можно найти в свободном доступе в интернете. Соглашение должно содержать необходимые реквизиты, предусмотренные Федеральным Законом «О бухгалтерском учёте».

Важно! При использовании прокатного автотранспорта предприятие обязано сообщить об этом в Росприроднадзор, где ему установят размер платы за загрязнение окружающей среды.

В частности в договоре должны обязательно присутствовать следующие сведения:

наименование договора;полное наименование компании, от имени которой составлено соглашение; расшифровка хозяйственной операции; срок действия соглашения;строго оговоренный размер арендной платы;график выплат ежемесячной компенсации за использование ТС;порядок обслуживания авто;ответственность сторон за ремонт машины;действия участников договора при возникновении форс-мажорных ситуаций;список лиц, ответственных за соблюдение правил документа;действия сторон в случае несоблюдения условий соглашения; подписи сторон;дату заключения.

Кроме того, следует оговорить возможность автоматической пролонгации контракта в случае, если ни одна из сторон не составит письменного заявления о его расторжении.

Неотъемлемой частью договора проката машины является Акт приёма-передачи автотранспортного средства, в котором кроме реквизитов сторон необходимо прописать:

марку и модель авто; vin-код год ТС;год выпуска; номер шасси и двигателя; номер кузова ТС;объём двигателя; номер и дату паспорта транспортного средства; показания одометра;описание скрытых и явных дефектов автомобиля.

В случае, если документ составляется на срок более 12 месяцев, он подлежит обязательной государственной регистрации. Целевое использование транспортного средства для осуществления деятельности предприятия подтверждается соответствующими путевыми листами.

Эти документы могут быть составлены на срок от одного до тридцати дней и должны содержать следующие данные:

показания одометра транспортного средства на начальную дату использования машины; маршрут следования автомобиля; данные работника, использующего транспортное средство; номер водительского удостоверения водителя;стоимость горюче-смазочных материалов, приобретённых в производственных нуждах; подпись работника, эксплуатирующего транспортное средство.

Скачать договор аренды автомобиля

Скачать акт приёма-передачи автомобиля

Как правильно рассчитать налоги при аренде авто у сотрудника

Так как аренда автомобиля у сотрудника является сделкой, предполагающей получение прибыли, закон строго следит за соблюдением бухгалтерией предприятия правил налогообложения. Кроме того, Министерством транспорта Российской Федерации регламентированы определённые нормы расхода ГСМ, которые предприятие имеет право списывать на арендованный автомобиль.

Рекомендуем для прочтения:

Аренда авто для поездки за границу

Оформление договора найма транспортного средства с водителем

Оформление договора аренды авто с последующим выкупом

Образцы договоров аренды автомобиля без экипажа

Однако Минфин допускает некоторые самостоятельные коррективы нормы в зависимости от особенностей использования транспортного средства.

Но это могут делать лишь компании, которые не являются автотранспортными.

Нормы расходования топлива устанавливают Приказом по предприятию и должны быть подтверждены документально в первую очередь чеками с автозаправочных станций, приложенными к путевым листам.

НДФЛ

При аренде транспортного средства у собственника без экипажа с размера арендной платы будет удерживаться налог на доходы физических лиц. Размер его составляет 13% для резидентов Российской Федерации. Для нерезидентов страны эта сумма возрастает до 30% от размера полученной прибыли. Если автомобиль арендуется с экипажем, то с заработной платы водителя также будет удержан НДФЛ.

Страховые взносы

Страховые взносы начисляются лишь в случае аренды транспортного средства с экипажем. Речь идёт о страховых выплатах в Фонд обязательного медицинского страхования, Пенсионный фонд и Фонд социального страхования. Знаете ли вы? В некоторых европейских странах не существует понятия ежегодного транспортного налога. Так, во Франции налоги платят при покупке авто, а размер их зависит от мощности ТС. В Австралии же при покупке легкового авто необходимо выплатить в казну 10% от его стоимости.

На сегодняшний день размер этих отчислений составляет:

ПФР: 22%;ФСС: 2,9%;ФОМС: 5,1%.

По правилам бухучёта эти виды сборов удерживаются лишь с заработной платы водителя-собственника ТС. На сумму арендной платы эти вычеты не распространяются.

Налог на прибыль

При расчёте налога на прибыль за базу берётся сумма аренды, прописанная в договоре. Днём даты получения прибыли считается день, когда сумма платы за прокат машины была перечислена на расчётный счёт собственника авто либо выдана ему на руки наличными. Налог должен быть уплачен не позднее следующих суток после дня получения прибыли.

Снизить базу для налогообложения возможно, включив расходы на технический осмотр и ремонт автомобиля в том случае, если арендодатель подтвердит эти траты, и соответствующий пункт будет прописан в условия договора.

НДСЧто касается налога на добавленную стоимость, то в соответствии с Налоговым кодексом России доход от сдачи в аренду ТС им не облагается. Но это касается лишь договора проката авто без экипажа.

В случае, если компания нанимает автомобиль с экипажем, и ремонт автомобиля оплачивает арендатор, то такие выплаты считаются прибылью собственника авто.

В такой ситуации НДС начисляется на суммы, потраченные на ремонт транспортного средства.

Транспортный налог

Если говорить о транспортном налоге, то в любом случае обязанность по его уплате полностью остаётся на собственнике авто.

Законодательством запрещено прописывать обязательства по уплате этого вида государственного сбора за компанией-арендатором.

Единственный вариант, при котором собственник может удержать размер транспортного налога с предприятия, — повысить арендную плата на соответствующую сумму.

Важно! Капитальный ремонт транспортного средства производится только за счёт арендодателя, тогда как расходы на текущий ремонт чаще всего берёт на себя арендатор авто.

Налог на имущество

До 2013 года налог на имущество начислялся на прокатное авто в случае, если предприятие брало транспортное средство в аренду с последующим выкупом. Однако в настоящий момент предприятия, арендующие ТС у сотрудника, освобождены от уплаты налога на имущество.

Начисления не производятся ни в случае последующего выкупа машины, ни при обычном использовании по договору аренды. Это аргументировано тем, что машина находится за балансом компании, использующей её.

«Упрощёнка»

Предприятия, работающие по упрощённой системе налогообложения должны документально подтверждать все траты, связанные с содержанием автомобиля. Сюда могут быть включены затраты на техническое обслуживание, ГСМ, мойку авто.

Законодательством предусмотрено включение полной стоимости арендной платы в расходную часть налогообложения. При использовании «упрощёнки» расходы могут быть учтены после полной их оплаты.

Все затраты должны быть подтверждены документально, в частности чеками на ГСМ, корректно оформленными путевыми листами, квитанциями со станции техобслуживания и так далее.

Узнайте, как арендовать авто под такси с правом выкупа в РФ.

ЕНВД

Если предприятие-арендатор применяет ЕНВД, то оно не может уменьшать базу для начисления налогов, включая в неё расходы на содержание и использование прокатного авто. В таком случае налоговые платежи уплачиваются из размера вменённого дохода.

Но в любой ситуации предприятие обязано подтверждать траты документально. При выборе ЕНВД не обязательно составление путевых листов, однако лучше всё же составлять документы, чтобы максимально подробно подтвердить целевое использование ТС.

Общая система + ЕНВД

Бывают ситуации, когда компания на системе ЕНВД использует арендуемую машину в сфере деятельности, подлежащей общей системе налогообложения. В таком случае необходимо корректно распределить траты на использование ТС и правильно отразить их в бухгалтерской отчётности.

Источник: https://auto.rambler.ru/navigator/43255498-arenda-avtomobilya-u-sotrudnika-organizatsii-buhgalterskiy-i-nalogovyy-uchet-bez-ekipazha-dogovor-kompensatsiya-za-arendu-obrazets/

Аренда организацией личного транспорта работников: налоговый и бухгалтерский учет

Аренда авто работника

Нередко случается, что организация для обеспечения мобильности работников использует их личные легковые автомобили. Как правило, при этом с работниками заключаются договоры аренды транспортного средства без экипажа.

Предположим, что таким образом решает проблему оперативности в работе некая организация, применяющая общий режим налогообложения. При этом в договорах аренды транспортного средства предусмотрены: сумма ежемесячной арендной платы (допустим, 3000 руб.

в месяц), компенсация расходов на содержание автомобилей (горюче-смазочные материалы (ГСМ), ремонт, мойка, парковка, транспортный налог).

Рассмотрим, возможно ли учесть расходы по аренде и содержанию автомобилей при исчислении налога на прибыль, возникает ли необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов с сумм арендной платы и указанной компенсации, каков порядок списания ГСМ, как правильно оформить путевой лист, если конкретный маршрут поездки неизвестен.

Гражданское законодательство Российской Федерации предусматривает два вида договоров аренды транспортного средства, в том числе договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации — договор аренды транспортного средства без экипажа (статьи 642—649 ГК РФ)1.

В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Арендные платежи за арендуемое имущество учитываются в составе прочих расходов согласно подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Кроме того, согласно статьям 636, 645 и 646 Гражданского кодекса арендатор несет расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное.

В рассматриваемом случае это прямо предусмотрено договором аренды.

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля (например, на ГСМ, запчасти, мойку) организация вправе включать в расходы на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ или подп. 5 п. 1 ст.

254 НК РФ в зависимости от назначения используемого транспорта2. Все перечисленные расходы признаются в целях налогообложения прибыли при условии соответствия критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ (т. е.

расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены).

Следует отметить, что плательщиками транспортного налога являются лица, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации зарегистрированы транспортные средства (ст. 357 НК РФ). Это означает, что в рассматриваемой ситуации исчисление и уплату транспортного налога должны осуществлять физические лица — арендодатели.

Путевой лист

Этим документом подтверждаются не только расходы на ГСМ, но и в целом экономическая обоснованность и производственная направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.

1996 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а организации, не относящиеся к организациям автомобильного транспорта, могут разработать свою форму путевого листа. Главное, чтобы в этом документе были все реквизиты, предусмотренные указанной нормой3, а именно:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Если организация разработала свою форму путевого листа, ее следует утвердить в учетной политике. 

В соответствии с разъяснениями Росстата4 на оборотной стороне формы № 3 “Путевой лист легкового автомобиля” указываются пункты назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для включения стоимости израсходованного топлива в расходы организации, а также для начисления зарплаты водителю.

На необходимость включения в состав реквизитов путевого листа маршрута поездки указывается и Минфином России5.

По мнению главного финансового ведомства, подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

Путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Вместе с тем, судя по тому, что разрешается еженедельное (даже ежемесячное) составление путевого листа6, организация может самостоятельно решить, исходя из характера разъездов, каким образом заполнить путевой лист, чтобы соблюсти требование об указании маршрута (в рассматриваемом случае — по факту, поскольку конкретный маршрут не известен).

Необходимо отметить, что такая запись, как “разъезды по городу”, налоговый орган с большой долей вероятности не устроит. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер разъезда (например, поездка в банк, на переговоры к контрагенту).

Обратите внимание

Для подтверждения обоснованности расхода горюче-смазочных материалов путевой лист должен в обязательном порядке содержать следующие показатели:

  • реальная протяженность маршрута;
  • фактический пробег автомобиля согласно данным спидометра;
  • фактический расход топлива на 100 км;
  • нормы потребления топлива на 100 км.

Затраты на ГСМ

Налоговое законодательство Российской Федерации не содержит положений, ограничивающих величину расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли. Из расходов по содержанию автотранспорта нормированию для целей налогообложения подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).

Таким образом, затраты налогоплательщика на приобретение ГСМ для обеспечения работы автомобилей в целях налогообложения прибыли могут быть отнесены к расходам в размере фактических затрат.

Следует иметь в виду, что при проверке обоснованности произведенных затрат налоговые органы ориентируются на Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае большого превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

По нашему мнению, организациявправе использовать самостоятельно разработанные нормы с учетом специфики своей деятельности (например, передвижение по городу в часы “пик”, климат), исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Разработанные нормы должны быть закреплены приказом руководителя организации.

НДФЛ и страховые взносы

Доходы, полученные физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг, являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

В случае если физическое лицо не зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, организация, от которой налогоплательщик получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налогообложение физического лица, являющегося резидентом Российской Федерации, производится по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Выплаты физическому лицу, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не являются объектом обложения страховыми взносами (часть 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). То есть выплаты работникам, связанные с арендой транспортного средства, не облагаются страховыми взносами.

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

В соответствии с п. 2 ст. 8 закона о бухгалтерском учете имущество, являющееся собственностью организации, должно учитываться обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося в организации.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению (утв. Приказом Минфина России от 31.10.

2000 № 94н) для обобщения информации о наличии и движении ценностей, временно находящихся в пользовании или распоряжении организации, используются забалансовые счета.

У арендатора учет арендованного автотранспортного средства осуществляется на забалансовом счете 001 “Арендованные основные средства” в оценке, указанной в договоре.

Если арендованное имущество используется арендатором для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, то согласно п. 5 ПБУ 10/99 “Расходы организации” суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности.

В соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

В бухгалтерском учете арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль.

На наш взгляд, при этом могут быть использованы следующие бухгалтерские проводки:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 73 — 3000 руб. — начислена сумма по договору аренды транспортного средства за месяц;
Дебет 73 Кредит 68, субсчет “Налог на доходы физических лиц” —390 руб.

— удержан НДФЛ с дохода физического лица по ставке 13%;
Дебет 73 Кредит 50 (51) — 2610 руб.

— выплачено вознаграждение исполнителю;
Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 (76, 60) — списаны расходы на эксплуатацию арендованных транспортных средств.

Валерий Молчанов,
Сергей Родюшкин,
эксперты службы
Правового консалтинга ГАРАНТ
в журнале “Налоговая политика и практика”

№ 8 август 2010

Источник: https://www.garant.ru/article/290838/

Договор аренды автомобиля у сотрудника организации — учет и налоги

Аренда авто работника

Здравствуйте, уважаемые подписчики! Сегодня рассмотрим случай аренды автомобиля у сотрудника, надо ли платить ему компенсацию? Удерживать ли НДФЛ и так далее.

Я часто сталкиваюсь с такими случаями, так как автомобиль есть почти у каждого и сотрудники часто используют его в служебных целях, это достаточно выгодно, так как не нужно покупать автомобиль на предприятие.

Расскажите, а вам предприятие платит компенсацию за то, что вы работаете на своем автомобиле?

Используем автомобиль сотрудника на предприятии. Что выбрать — компенсацию или аренду?

В этом случае выручают сотрудники с личными автомобилями. И тут возникает вопрос: как оформить эксплуатацию транспортного средства работника в служебных целях? Возможны два варианта возмещения расходов работника:

  • выплата компенсации за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок;
  • заключение договора аренды транспортного средства (без экипажа либо с экипажем).

Оценим основные плюсы и минусы каждого из этих способов.

Выплачиваем компенсацию

Если работник использует собственное авто по служебной необходимости, организация может выплатить ему компенсацию. Как правило, в эту сумму уже входит возмещение затрат по эксплуатации (амортизация, затраты на ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт). Компенсация выплачивается на основании следующих документов:

  • приказа руководителя организации, в котором указываются размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования);
  • документов, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля (копия ПТС – если используется личный автомобиль; копия доверенности на управление транспортного средства – если работник управляет автомобилем по доверенности);
  • путевых листов (или иных документов), подтверждающих факт использования личного автомобиля в служебных целях.

При выплате компенсации стоит учитывать несколько моментов:

  •  компенсация выплачивается только в тех случаях, когда автомобиль используется в производственной деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями работника;
  • размер компенсации не зависит от количества календарных дней в месяце;
  • в те периоды, когда автомобиль не эксплуатируется в связи с отсутствием работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный), компенсация не выплачивается.

В целях налогообложения прибыли законодательством предусмотрены нормы расходов на выплату компенсации. Размер компенсации зависит от технических параметров транспортного средства

Тип транспортного средстваПредельные нормы компенсации в месяц, руб.
Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно1200
Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см1500
Мотоциклы600

Компенсация (в пределах установленных норм) уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Кроме того, сумма компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами.Как быть, если большую часть рабочего дня сотрудник находится в разъездах? А ведь именно так чаще всего и происходит.

Получается, что установленная законодательством норма компенсации покрывает лишь малую долю фактических расходов на эксплуатацию автомобиля. В этом случае работнику невыгодно получать компенсацию. Что делать? Заключить с ним договор аренды транспортного средства.

Заключаем договор аренды

Если решено взять автомобиль сотрудника в аренду, нужно оформить следующие документы:

  • договор аренды транспортного средства. К нему должны быть приложены копии правоустанавливающих документов на автомобиль (ПТС, талон техосмотра и др.);
  • акт приема-передачи автомобиля;
  • путевой лист.

Остановимся на каждом из документов более подробно.Взять автомобиль в аренду можно с экипажем (за рулем – собственник авто) либо без. Причем в договоре аренды нужно четко прописать, какие расходы несет арендодатель, а какие – арендатор.Рассмотрим основные виды затрат, которые могут возникнуть при аренде транспортного средства.

Договор аренды автомобиляс экипажемДоговор аренды автомобилябез экипажа
Услуги по управлению и технической эксплуатации автомобиляПредоставляются арендодателемНе предоставляются арендодателем
Обязанности по поддержанию автомобиля в надлежащем состоянии (включая текущий и капитальный ремонт)Исполняется арендодателем.Договором может быть предусмотрено иноеИсполняется арендатором
Оплата труда водителяВозлагается на арендодателя.Договором может быть предусмотрено иноеВозлагается на арендатора.Договором может быть предусмотрено иное
Страхование автомобиля и ответственность за ущерб, который может быть нанесен этим транспортным средствомПроизводится арендодателем.Договором может быть предусмотрено иное.Возлагается на арендатора.Договором может быть предусмотрено иное
Расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией автомобиля (стоимость ГСМ, расходных материалов и т. п.)По соглашение сторон

Обратите внимание! Заключать договор аренды в случае, если в рабочее время автомобиль используется для нужд работодателя, а в оставшееся – на усмотрение работника, неграмотно с юридической точки зрения. Дело в том, что нельзя передавать имущество в аренду с девяти до восемнадцати и забирать обратно с восемнадцати до девяти.

Кроме того, при прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю имущество в том состоянии, в котором он его получил (с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором).

Но как может арендатор брать на себя какие-либо обязательства, связанные с состоянием автомобиля в день возврата, если он не контролирует использование автомобиля в нерабочее время? Таким образом, оформление договора аренды более уместно в случаях, когда сотрудник временно не использует принадлежащий ему автомобиль и готов предоставить его предприятию на возмездной основе.

Кроме договора, в обязательном порядке должен быть оформлен и акт приема-передачи автомобиля. Форму акта стороны вправе разработать самостоятельно. Вместе с тем в ней должны быть все основные реквизиты, предусмотренные п.2 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование организации, от которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименования должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • подписи указанных лиц.
Акт приема-передачи автомобиляг. Челябинск                                                                                                                                            11 января 2010 годаНастоящим актом Плюшкин И. П., паспортные данные: _____________________________________, проживающий по адресу __________________________ и именуемый в дальнейшем Арендодатель, с одной стороны, и ООО «Импульс» в лице директора Маркина П. П., действующего на основании Устава, именуемый в дальнейшем Арендатор, с другой стороны, подтверждают следующее:ТИП ТС:Марка, модель:Идентификационный номер (VIN):Год выпуска ТС:Модель, номер двигателя:Шасси (рама) №:Кузов №:Цвет:Мощность двигателя:Рабочий объем двигателя:Серия и ГТД:Паспорт ТС:Выдан:Выявлены следующие повреждения:1. В соответствии с п.___ Договора аренды автомобиля от ___, заключенного между Арендодателем и Арендатором, Арендодатель передал Арендатору автомобиль.

2. Настоящий Акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон.Арендодатель:                                                                                                                                                 Арендатор:

Для того чтобы подтвердить расходы на приобретение ГСМ, организация должна составлять путевые листы. Как правило, компании, арендующие автомобили у сотрудников, не являются автотранспортными.

Форму путевого лица они могут разработать самостоятельно. Учтите лишь, что любой первичный документ должен содержать все реквизиты, предусмотренные п.2 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г.

№ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В путевом листе желательно зафиксировать и такие данные, как показания одометра (пробег в километрах) на начало и конец дня и маршрут следования автомобиля.

Контролирующие органы считают, что без этих сведений невозможно просчитать расход бензина, который учитывается при исчислении налога на прибыль (чеки АЗС подтверждают лишь приобретение ГСМ, но не его расход), ни сделать вывод о производственном характере поездки.

Образец Путевого листа легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля № 13за январь 2010 г.

Организация ООО «Импульс», г. Челябинск, ул. Красная, 2, тел. (351) 222-22-22

Автомобиль  Nissan Almera А999АА 174

Дни исполь-зования автомобиляФ.И.О. работника№ водитель- ского удосто-веренияМаршрут следованияПоказания одометра (км), время (ч., мин.)Общий пробег (км)Приобретенные ГСМПодпись работника
выездавозвратавид, коли-
чество (л)
Стои-
мость (руб.)
11.01.2010 г.Маркин А. А.74 КМ№ 123456г. Челябинск, ул. Красная, 2 – Троицкий тракт, 10аи обратно0411009.0004112012.0020БензинАИ-92, 250Маркин

Источник: http://blognalog.com/uchet/dogovor-arendyi-avtomobilya-u-sotrudnika-organizatsii-uchet-i-nalogi.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.