Реквизиты удостоверения

Состав удостоверения документов: актуальные вопросы

Реквизиты удостоверения

Юридическую силу документу придают такие реквизиты, как «подпись», «печать» и «гриф утверждения». И если их оформление на бумажных документах уже давно остается неизменным (четко прописано в ГОСТе Р 6.

30-2003), то их визуализация в электронных документах вызывает множество вопросов (поэтому мы на примерах показали вам правильные варианты).

Кроме того, дали советы по регламентации применения электронных подписей, предостерегли от возможных ошибок коммерческие структуры и федеральные органы исполнительной власти.

Вопросы терминологии

К составу удостоверения документа относятся реквизиты, обеспечивающие его юридическую силу.

Это прежде всего реквизиты «подпись» (идентификационный реквизит), «печать», «гриф утверждения», которые должны оформляться всегда почти одновременно с такими идентификационными реквизитами, как «дата документа» и «регистрационный номер документа» (индекс).

А в отношении удостоверения копий документов и выписок из документов реквизитом состава удостоверения является «отметка о заверении копии». Правила оформления реквизитов состава удостоверения документов давно установлены стандартами на организационно-распорядительную документацию, в том числе и действующим в настоящее время ГОСТом Р 6.30-2003.

С точки зрения структуры документа (заголовочная, содержательная и оформляющая части), реквизиты состава удостоверения необходимо относить к оформляющей части документа, что важно в процессе проектирования современных электронных шаблонов бланков и классификации типов метаданных, описывающих создание электронного документа в статусе оригинала и его логическую структуру.

К сожалению, термин «удостоверение документа» в настоящее время остается зафиксированным лишь в словаре «Управление документами. Термины и определения» (М., 2013) и определяется как «проставление на документе (копии документа) реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа».

А в определении связанного термина «юридическая сила документа» и данный словарь, и новый терминологический ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» не отражают предметную сущность документа (структуру и правовую функцию), а опираются на понятие и термин «официальный документ», зафиксированные законодательством. Тем не менее в процессе работы с документами возможно руководствоваться одной из главных частей в определении официального документа: «…

оформленный в установленном порядке», т.е. содержащий необходимый состав реквизитов, которые могут быть идентифицированы как реквизиты в связи с их оформлением по действующим в момент создания документа правилам.

По ГОСТу Р 7.0.8-2013 новое определение термина «юридическая сила документа» и вновь введенный термин «юридическая значимость документа» опираются на понятие «свойство» документа, которое не изучено и до сих пор не развито документоведением в теоретическом аспекте, впрочем, как и учение о функциях документа.

Оформление реквизитов состава удостоверения

При всей неточности новых определений терминов позитивным моментом является то, что правила оформления реквизитов состава удостоверения и место их расположения на листах бумаги при создании документов в бумажной форме остаются стабильными, поскольку закрепляются стандартами на оформление организационно-распорядительных документов, в том числе действующим в настоящее время ГОСТом Р 6.30-2003 (планируется его новая версия в 2015 г.). Несмотря на рекомендательный характер стандартов, правила оформления реквизитов состава удостоверения организационно-распорядительных документов давно применяются при удостоверении документов, относящихся и к другим системам документации. Именно поэтому понятие о составе удостоверения всегда сохраняет свою актуальность.

Некоторые вопросы вызывает только место проставления оттиска печати при удостоверении документа, которое в настоящее время стандартом и какими-либо рекомендациями точно не устанавливается. Но юридический смысл оттиска печати состоит в удостоверении того факта, что:

  • лицо, чей собственноручный росчерк оформлен на документе (как атрибут, т.е. составная часть реквизита «подпись»),
  • действительно занимает должность с наименованием, указанным на документе (тоже является атрибутом реквизита «подпись»),
  • в организации – авторе документа (ее наименование вырезано на печати и фиксируется на документе в ее оттиске).

Поэтому рекомендуется оттиск печати проставлять таким образом, чтобы он затрагивал часть наименования должности и часть личной подписи (собственноручного росчерка), но при этом оттиск печати, наименование организации и личная подпись должны быть хорошо читаемы. Это же правило соблюдается и в случае проставления оттиска печати на грифе утверждения документа, только дополнительно следует обеспечить читаемость даты утверждения, которая является обязательным атрибутом грифа утверждения.

Лишь на некоторых категориях документов удостоверяющего (лицензии, дипломы, свидетельства и т.п.) и финансового характера (векселя, платежные поручения и т.п.

) предусматривается проставление оттиска печати на специально отведенном месте, которое обозначается на свободной площади документа сокращенным символом «М.П.».

При этом часть наименования должности и личной подписи не захватываются оттиском печати.

В аспекте состава удостоверения документов определенную сложность представляет применение Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон об ЭП). На применении электронной подписи в составе удостоверения документа далее и сосредоточимся в статье.

Закон об ЭП предусматривает 3 вида электронных подписей (далее – ЭП):

  • простая подпись;
  • усиленная неквалифицированная;
  • усиленная квалифицированная.

Он признает информацию, подписанную простой или неквалифицированной электронной подписью, электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. А усиленная электронная подпись на электронном документе соответствует собственноручной подписи уполномоченного должностного лица и печати организации на бумажном документе.

Фрагмент документа

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

1.

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

2.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными «законами», принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям «статьи 9» настоящего Федерального закона.

3.

Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.

4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов.

Вопросы применения электронной подписи

На федеральном уровне предусмотрено постепенное, но реальное внедрение ЭП и обмена электронными документами, создаваемыми в статусе оригиналов, по мере готовности информационно-технологической инфраструктуры, входящей в состав информационных систем электронного документооборота (постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890). В организационном аспекте тем же постановлением № 890 предпринимается попытка связать «транзакции» (подтверждаемые действия) с видами документов и видами ЭП:

Пример 1. В определенном действии для определенного документа должна применяться определенная электронная подпись (согласно постановлению Правительства РФ от 06. 09. 2012 № 890)

Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/42590-sostav-udostovereniya-dokumentov-aktualnye-voprosy/

Состав реквизитов удостоверения, порядок их оформления

Реквизиты удостоверения

К составу удостоверения документа относятся реквизиты, обеспечивающие его юридическую силу. Это прежде всего реквизиты «подпись», «печать», «гриф утверждения». А в отношении удостоверения копий документов и выписок из документов реквизитом состава удостоверения является «отметка о заверении копии».

Гриф утверждения (реквизит 16) проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Примеры –

1 (Регламент) УТВЕРЖДЕН

приказом АО “Профиль”

от 5 апреля 2015 г. N 82

2 (Правила) УТВЕРЖДЕНЫ

приказом АО “Профиль”

от 6 апреля 2015 г. N 83

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример –

(Положение)

УТВЕРЖДЕНО

Советом директоров АО “Профиль”

(протокол от 12.12.2015 N 12)

Обязательному утверждению подлежат:

▪ уставы;

▪ положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;

▪ структура, штатная численность и штатное расписание;

▪ должностные инструкции;

▪ правила внутреннего трудового распорядка;

Подпись (реквизит 22) подтверждает ответственность поставившего ее лица за все изложенное в документе. Право подписи на документах имеют уполномоченные должностные лица организации.

Такие полномочия определяются локальными нормативными актами организации (например, уставами, положениями, приказами). Документы структурных подразделений могут подписывать их руководители.

По ряду вопросов право подписи имеют другие сотрудники организации.

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример –

Генеральный директор Подпись И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример –

Генеральный директор

АО “Профиль” Подпись И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример – Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример –

Директор института Подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример –

Заместитель директора по финансовым вопросам Подпись. И.О. Фамилия

Заместитель директора по административным вопросам Подпись И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример –

Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия

Подпись И.О. Фамилия

Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример –

И.о. генерального директора Подпись И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности

генерального директора Подпись И.О. Фамилия

Реквизит 24 – Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном “МП” (“Место печати”).

Рекомендуемые страницы:

Воспользуйтесь поиском по сайту:

Источник: https://megalektsii.ru/s61174t13.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.