Шаблоны разных документов

Какие бывают типы документов?

Шаблоны разных документов

Документ – это материальный носитель, содержащий какую-либо информацию. Обычно подразумевается, что она выражена в текстовом виде, хотя существуют фотодокументы, видео- и аудио-.

От обычного текста он отличается наличием реквизитов. К ним относятся:

  • Название (заявление, распоряжение, отчёт).
  • Дата создания.
  • Автор, адресат.
  • Подпись, резолюция.

Классификация документов обширна. По логике документооборота они делятся на:

  • Внутренние (используемые внутри компании).
  • Входящие (полученные от контрагентов).
  • Исходящие (созданные компанией и направляемые контрагентам).

Существует классификация по назначению:

  • Организационные (распорядок дня, устав организации).
  • Информационные (заявление, справка).
  • Бухгалтерские (платёжное поручение, акт оказанных услуг).
  • Коммерческие (договор купли-продажи, договор на оказание услуг).
  • Распорядительные (приказ, решение).

В любой организации многообразие типов документов вызывает  необходимость их классификации и учета с целью оптимизации документооборота.

Функции документа

У него 4 функции:

  • Информативная (хранитель данных).
  • Коммуникативная (используется при взаимодействиях с другими людьми).
  • Социальная (служит инструментом решения социальных вопросов).
  • Правовая (устанавливает и подтверждает юридически значимые права).

Каждый отдельный документ может также выполнять дополнительные функции. Например: управленческая (распоряжение директора), отчётная (отчёт бухгалтерии), справочная (справка о зарплате).

Что такое шаблон документа

По форме изложения выделяют 2 типа документов:

  • Индивидуальные (автор составляет их в свободной форме).
  • Типовые (используется готовый шаблон).

Шаблоном называют образец, содержащий всю неизменяемую часть. Например, название (“Заявление”), шапка (“Кому”, “От кого”), каркас текста, подпись. Использование шаблонов сильно ускоряет создание заявления, справки, договора, так как достаточно только вписать необходимые данные и текст в предусмотренные места.

Кроме этого, шаблон помогает при выстраивании эффективного электронного документооборота, поскольку разные типы документации (заявления, справки, распоряжения) не смешиваются друг с другом. А для понимания, с чем вы имеете дело, не нужно читать текст целиком, достаточно ознакомиться с основными атрибутами, такими как название, автор и адресат.

Как оптимизировать документооборот на предприятии

Важнейшим понятием здесь является распознавание типа документа.

  • Распознавание по содержанию означает, что для определения типа нужно ознакомиться с его сутью. Но для этого его нужно прочитать. В компании, которая работает с сотнями бумаг, этот вариант не используется, потому что требует больших затрат времени.
  • Распознавание по форме предполагает, что для определения важнейших параметров документа (важность; назначение; маршрут) читать его не требуется, а достаточно ознакомиться с реквизитами.

Идя по второму пути, можно использовать обширные возможности автоматизации. Например, существуют программы, работающие с почтой. Программа видит новый объект, анализирует заголовок, адресата, отправителя, а также используемые слова и выражения. Это помогает ей почти безошибочно фильтровать “входящие”, перенаправлять корреспонденцию тем людям, которые, скорее всего, должны с нею работать.

Ещё более совершенной является заранее выстроенная система маршрутизации. В этом случае на основе выбранного шаблона или в зависимости от его атрибутов автоматически выбирается маршрут движения. Такой подход помогает исключить из маршрута всех лиц, которые не имеют отношения к данному вопросу, экономит время множества людей. Также исключаются многократные пересылки, задержки, потери.

Для оптимизации документооборота хорошо подходят BPM-системы, именно потому, что они помогают прописывать маршрутизацию для каждого шаблона.

Например, настраивая решение на базе Low-code BPM платформы Comindware Business Application Platform, бизнес-аналитик может создать новый шаблон документа, добавить в форму поля, которые необходимо заполнить, и выстроить схему движения.

Например, если сотрудник компании запрашивает справку, то запрос, в зависимости от типа справки, направляется либо в HR-отдел, либо в бухгалтерию.

Подобная система автоматизации документооборота сильно повышает его скорость, устраняет потери, исключает из маршрутов избыточные шаги.

Чтобы начать работать с платформой, достаточно создать решение для автоматизации одного бизнес-процесса, для чего потребуется пара часов времени и один бизнес-аналитик.

Впоследствии легко добавляются новые процессы, а существующие могут расширяться и усложняться.

Закажите демо, чтобы понять, насколько Comindware Business Application Platform подходит для автоматизации вашего документооборота.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Источник: https://www.comindware.com/ru/blog-%D0%BA%D0%B0%D0%BA%D0%B8%D0%B5-%D0%B1%D1%8B%D0%B2%D0%B0%D1%8E%D1%82-%D1%82%D0%B8%D0%BF%D1%8B-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%B2/

Бланки, счета, образцы и шаблоны документов

Шаблоны разных документов
Расчет отпускных после декрета

Выполняя расчет отпускных, бухгалтер должен помнить о многих нюансах, особенно если женщина вышла из декретного отпуска. Если размер суммы будет завышен или занижен, то руководство компании рискует обратить пристальное внимание налоговых органов на свою деятельность. Чтобы этого не допустить, необходимо внимательно следить за изменениями в трудовом…

Характеристика студента

Характеристика на студента составляется работником деканата на фирменном бланке учебного заведения. Предоставляется как для внутреннего (при смене факультета, поощрении, или взыскании штрафа), так и для внешнего (смена учебного заведения, запрос военкомата) использования.

Бухгалтерский учет банковских гарантий

В условиях активно развивающихся различных сфер бизнеса и в период экономического кризиса, многим организациям для подтверждения своей платежеспособности необходимы поручители. Оформленный договор, по которому в случае неисполнения компанией своих обязательств по расчетам с продавцом, поручитель обязуется уплатить сумму долга, называется банковской…

Приемосдаточный акт

Прием вторичного сырья (черных или цветных металлов) проводится по определенному порядку. Он регулируется методическими рекомендациями и правилами учета. Среди прочего, заполняется приемо-сдаточный акт. Образец имеет унифицированную форму, скачать его можно в конце статьи.

Договор о намерениях купли-продажи недвижимости

Соглашение о намерении купли-продажи недвижимости (предварительный договор) оформляют, когда гражданам нужно закрепить будущую покупку какого-либо имущества. Соглашение можно заключить в отношении движимого либо недвижимого имущества без ограничений. Сторонами выступают как физические, так и юридические лица. Если сторонам интересна сделка,…

Согласие на обработку персональных данных несовершеннолетнего

Для того, чтобы использовать данные несовершеннолетнего лица, его родителю либо законному представителю нужно заполнить соответствующее согласие. Зачастую информация нужна в образовательных либо медицинских учреждениях, а также при устройстве на работу. Документ оформляют письменно по установленным правилам. Шаблон доступен для скачивания…

Образец претензии на возврат товара ненадлежащего качества В случае приобретения неисправного товара покупатель вправе вернуть его в магазин. Для этого нужно написать соответствующее заявление. Клиент может потребовать возврат денег или замену приобретения на аналогичное изделие надлежащего качества. Правоотношения в этой сфере регламентируются законом «О защите прав потребителя», на который уместно…
Банковская гарантия на обеспечение исполнения контракта

Эта гарантия (поручительство) выдается для обеспечения исполнения работ по договору между заказчиком и поставщиком. Поручителем является банк (либо другая финансовая организация), которая обязана в случае невыполнения поставщиком своих обязательств перевести гарантированные средства на расчетный счет заказчика.

Заявление в суд на развод

Для расторжения брака супруги обращаются в ЗАГС или суд. Если пара имеет несовершеннолетних детей или согласна на развод только одна сторона, расторжение возможно через суд. Какие бывают еще случаи, когда нужно судебное разбирательство?

Образец искового заявления о взыскании долга

Если заемщик не хочет вернуть деньги в срок, займодатель вправе обратиться в суд. Можно требовать как одолженные денежные средства, так и процент за просрочку платежа. Какие этапы необходимо пройти:

Срок банковской гарантии

Деловые отношения регулируются при помощи банковской гарантии (поручительства), которая используется при заключении государственных заказов и в договоренностях между частными компаниями.

Договор безвозмездного пользования нежилым помещением

Договор аренды безвозмездного пользования нежилым помещением – соглашение, в котором одна сторона передает другой стороне недвижимое имущество в пользование без оплаты. Эту сделку называют также ссудой. Но она не имеет ничего общего с одноименной финансовой операцией.

Заявление ИП на УСН

Введение Упрощенная система налогообложения — режим сбора налогов, призванный облегчить жизнь малому и среднему бизнесу за счет облегченной процедуры бухгалтерской и налоговой отчетности. Система введена в России Федеральным законом №104 от 24.07.02. Для начинающего предпринимателя или молодой организации выбор «упрощенки» в качестве налогообложения…

Ходатайство о приобщении к делу дополнительных документов

По закону стороны судебного процесса могут представлять доказательства, чтобы обосновать свою позицию. Сделать это можно, заявив ходатайство о приобщении документов к материалам дела. Кроме бумаг, прикладывать можно фото- и видеоматериалы, а также аудиозаписи. Перечень приложений указывается в заявлении. В конце статьи можно загрузить пример документа.

Ходатайство о назначении земельной экспертизы Для разрешения споров в отношении земельных участков может понадобиться экспертиза. Назначение происходит по инициативе суда либо по заявлению участника судебного процесса. Такой документ готовится в свободной форме. В нем указывается цель исследования и перечисляются конкретные вопросы, на которые эксперт должен дать ответ. В конце статьи можно…
Существенные условия договора подряда

Договор подряда заключается для документального оформления выполнения работ и передачу их результата заказчику. В тексте соглашения указывается срок принятия и размер оплаты. Что касается цены договора, то она фиксируется в твердой смете тогда, когда все данные известны и вносить поправки не нужно. Если возможны корректировки, то делают приблизительную…

Уведомление о прибытии иностранного гражданина: образец заполнения 

Каждому иностранному гражданину, прибывающему на территорию Российской Федерации, необходимо проходить процедуру регистрации. Сюда включается заполнение уведомления о прибытии иностранного гражданина бланк 2017, образец которого можно скачать в конце статьи. Этот двухсторонний документ содержит сведения о самом иностранце, принимающей стороне,…

Договор аренды квартиры между физическими лицами

Оформление договора найма (аренды) подразумевает под собой установление отношений по возмездной передаче для дальнейшего использования жилой недвижимости. Согласно статье 671 ГК РФ выбор формата сделки зависит от субъекта, который должен пользоваться жильем.

Договор купли-продажи прицепа

Заключение договора купли-продажи прицепа происходит по аналогии с контрактом по авто, но с небольшими исключениями.

Расторжение договора аренды земельного участка

Земельные участки можно арендовать у частных лиц либо государственных властей. Если арендодатель – физическое лицо, то скорее всего будет возможность для культивирования разнообразных сельскохозяйственных культур на арендованном участке. Если земля находится в собственности государства, то наделом можно будет распоряжаться по личному усмотрению.

Договор дарения квартиры

Договор дарения документально подтверждает, что даритель передает свои права на имущество другой стороне. Можно и не привлекать нотариуса. Но чтобы зафиксировать переход права собственности, документ нужно зарегистрировать в Росреестре.

Виды и типы банковских гарантий

Банковская гарантия – обязанность выплаты со стороны организации-гаранта кредитору определенной суммы в том случае, если принципал не исполнил свои финансовые обязательства перед кредитором либо осуществил не в полной мере.

Как правильно написать ответ на претензию: образец В бизнесе нередко приходится сталкиваться с таким явлением, как претензионные письма. Иногда они вызваны ненадлежащим качеством товаров или услуг, а в каких-то случаях просто капризами клиентов. Как бы то ни было, требуется подготовить ответ на претензию в письменном виде. Далее рассмотрим несколько ситуаций и обсудим порядок составления письма в каждой…
Акт приема-передачи ТМЦ

В процессе работы и взаимодействия между собой юридических лиц акт приема или передачи ТМЦ при смене материально-ответственного лица необходим при каждом проведении операции по транспортировке имущества от одной организации к другой. Если операция проводится между отдельными структурами одного и того же учреждения, оформляется простой бланк для…

Доверенность на прохождение техосмотра

Доверенность на прохождение техосмотра дает возможность собственнику транспортного средства уполномочить представителя пройти проверку. Документ оформляют в простой письменной форме с обязательной подписью доверителя. Заверять у нотариуса документ не требуется. В конце статьи для скачивания доступен бланк.

Образец заполнения заявления на квоту на РВП

Чтобы мигрант мог на законных основаниях находится в России больше 3 месяцев, ему следует запросить разрешение на временное проживание (РВП). Выдачу таких разрешений ограничивают квотой. Если лимит исчерпан, новое заявление можно направить только в следующем году.

Источник: https://blanki.mwmoskva.ru/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.